Virtuelle Assistenten als Sidepreneur zu nutzen bedeutet, sich auf die mehrwertschaffenden Tätigkeiten konzentrieren zu können. Vera Ruttkowski zeigt dir, wie du Virtuelle Assistenten richtig einsetzt und wie du durch Outsourcing deine Selbstständigkeit erfolgreicher gestaltest.
Vera Ruttkowski ist Virtuelle Assistentin, baut die Vermittlungs-Plattform Fernarbeit.net auf und arbeitet als Digitale Nomadin von über all auf der Welt für deutsche Kunden. Wenn uns jemand sagen kann, wie wir Sidepreneure Virtuelle Assistenten ideal für unsere Selbstständigkeit nutzen können, dann Vera!
Und deshalb spreche ich heute mit ihr über das Vorgehen und die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten, wo man sie findet und worauf man bei der Auswahl achten sollte. Zum Abschluss nehmen wir noch mal die andere Sichtweise ein und prüfen, ob sich Virtuelle Assistenz nicht auch als Geschäftsmodell für Sidepreneure eignet.
Ich selbst habe Vera kennengelernt, als ich mit Tim Chimoy, Marcus Meurer und Conni Biesalski zum ersten Mal in Kontakt trat, da Vera für genau diese Personen als Virtuelle Assistentin arbeitet.
Ich freue mich daher sehr, dass Vera Zeit für uns gefunden hat und uns beim Thema Outsourcing durch Virtuelle Assistenten weiterhilft!
Ich wünsche dir ganz viel Spaß mit dem Interview, lies dir das Herangehen an Virtuelle Assistenten durch und dann bin ich gespannt, was deine Erfolgsmeldungen durch outsourcing sein werden!
Das Interview mit Vera Ruttkowski im Sidepreneur Podcast
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Shownotes zum Interview
Über Vera Ruttkowski
- Vera arbeitet als Virtuelle Assistentin.
- Das bedeutet: Sie arbeitet als Freelancerin für Kunden aus Deutschland und übernimmt Aufgaben aus den Bereichen Administration, Organisation, Marketing, Texten.
- Diese Arbeiten kann sie ortsunabhängig ausführen – aktuell ist sie in Bangkok.
Was genau sind Virtuelle Assistenten und welche Arbeiten übernehmen sie?
- Virtuelle Assistenten sind Freelancer, also Freiberufler, die verschiedenste Aufgaben übernehmen können.
- Generelle oder allgemeine Virtuelle Assistenten übernehmen Aufgaben wie Administration und Recherche, auch für Privatpersonen.
- Es gibt auch viele spezialisierte Virtuelle Assistenten, z.B. in den Bereichen Social Media, Copyrighting und Texten, Blogpflege oder Buchhaltung.
- Unternehmer können dadurch Aufgaben auslagern, die viel Zeit und Energie kosten und von den eigentlich wichtigen Arbeiten ablenken.
Wo finde ich Virtuelle Assistenten?
- Zuerst sollte man die Aufgaben, die man abgeben möchte, genau definieren.
- Es gibt Agenturen für Virtuelle Assistenten und Plattformen wie Upwork und Fernarbeit.
- Wenn man eine bestimmte Aufgabe abgeben möchte: Bei Kollegen nachfragen, wer für sie diese Aufgabe übernimmt und so vielleicht eine gute Empfehlung erhalten.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit einem Virtuellen Assistenten ab?
- Wichtig ist am Anfang, die Aufgabe in einem Briefing klar zu beschreiben und zu definieren, denn umso besser wird am Ende das Ergebnis sein.
- Die Zusammenarbeit wächst in der Regel Stück für Stück: Anfangs kann man erst einmal kleine Aufgaben wie Recherchetätigkeiten abgeben, für die man keine Zugangsdaten zu internen Bereichen herausgibt.
- Wenn das gut klappt, ist es sinnvoll, auch mal miteinander zu sprechen, um Vertrauen aufzubauen.
- Wenn das geschafft ist, kann man dem Virtuellen Assistenten auch Zugang zu internen Bereichen und dem Emailpostfach geben.
Welche Tools kann man für die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten verwenden?
- Trello: Projektmanagement-Tool, das mit einem Karteikartensystemarbeitet – dort kann man ToDos einstellen, Dateien anhängen, verlinken und kommentieren und den Bearbeitungsstatus der vergebenen Aufgaben einsehen.
- Google Docs bietet sich an, wenn man gemeinsam an Dokumenten arbeitet.
- Dropbox-Ordner zum Dateienaustausch.
- Zum Sprechen und Schreiben/Chatten mit Kunden: Skype, Google Hangout, Slack (Chat), Helpscout (Emails)
Gibt es eine minimale Stundenanzahl, mit der man Virtuelle Assistenten bucht?
- Wenn man mit dem Assistenten direkt im Kontakt steht, ist das Verhandlungssache.
- Bei Agenturen wie Strandschicht oder Mein-Virtueller-Assistent gibt es Mindestbuchungspakete von ca. 5 oder 10 Stunden pro Monat.
- Viele Virtuelle Assistenten, wie auch Vera, arbeiten für manche Kunden auch nur zwei bis drei Stunden pro Monat.
Wie hoch sind die Kosten für einen Virtuellen Assistenten?
- Es kommt auf die Aufgabe an: Einfache Rechercheaufgaben sind günstiger als ein komplexer Social-Media-Plan.
- Auch der Preis ist bei Virtuellen Assistenten, mit denen man in direktem Kontakt steht, Verhandlungssache. Bei Agenturen beginnt der Stundenpreis bei ca. 18 Euro.
- Bei einigen Aufgaben eignen sich Stundenpreise, bei anderen Pauschal-Paketpreise.
Woran erkenne ich einen guten Virtuellen Assistenten?
- Beim ersten Gespräch oder Austausch per Email merkt man bereits, ob die Ausdrucksweise stimmt.
- Auch die Chemie sollte stimmen – dafür hilft ein Telefonat via Skype.
- Die Assistenten bei Fernarbeit.net sind Profis mit viel Erfahrung.
Ist Virtueller Assistent ein Geschäftsmodell für Sidepreneure?
- Als Sidepreneur muss man genau überlegen, welche Art von Aufgaben man annimmt. Da man zeitlich eingeschränkt ist, sollte man keine Aufträge übernehmen, bei denen man zu gewissen Zeiten immer erreichbar sein muss.
- Viele Aufträge sind aber zeitlich unabhängig: Social Media, Organisation, Texten, Blogs pflegen etc.
- Bei den verschiedenen Plattformen kann man sich auf die passenden Jobs bewerben.
- Weitere Informationen gibt es zum Beispiel über Fernarbeit.net oder auf Veras Website verava.de
Tipp: für die Akquise: Alte Arbeitgeber und Bekannte ansprechen und sie darauf hinweisen, dass man als Virtueller Assistent Aufgaben für sie übernehmen kann.
Alle erwähnten Links:
- Hier gehts zur Homepage von Vera
- Sie baut die Plattform Fernarbeit.net auf
- Weitere Anlaufstellen, um Virtuelle Assistenten zu finden: Upwork, Mein Virtueller Assistent, Mach du das, Strandschicht
- Tools, die vera vorschlägt für die Zusammenarbeit: Trello, Dropbox, Google Docs, Skype, Google Hangouts, Slack und Helpscout